¿Qué es el modelo OAIS?

Este texto es una traducción del artículo Qu’est-ce que le modèle OAIS ? publicado el 29 de noviembre 2005 en el blog de Emmanuelle Bermès, especialista en archivo digital en la Biblioteca Nacional de Francia. Aunque tiene más de diez años, es todavía de actualidad para introducir a la norma OAIS que rige la preservación de la documentación digital. Complementa el artículo RFC 8153 – Consideraciones sobre la preservación digital de las series de RFC para quién se interesa en el resguardo de la documentación digital, que sea administrativa o legal, y posiblemente firmada digitalmente.

Traducción el 25 de mayo de 2017 por Sylvain Lesage y Natalia Antezana.

El OAIS (Open Archival Information System) es un modelo conceptual para el archivo de documentos (digital en particular). Constituye una referencia que describe a grandes rasgos las funciones, las responsabilidades y la organización de un sistema dedicado a preservar la información, en particular datos digitales sobre el largo plazo. El largo plazo está definido como para ser lo suficientemente largo para estar sometido al impacto de las evoluciones tecnológicas, que en lo que concierne el documento digital, es un tiempo en realidad muy corto.

El OAIS ha sido definido inicialmente por el CCSDS (http://www.ccsds.org/), el organismo de normalización del sector aeroespacial. Hoy en día ha sido adoptado muy ampliamente más allá de esta comunidad y fue recibido como norma ISO con el número 14721.

¿Qué hace / no hace el OAIS?

El OAIS hace lo siguiente:
– Dar una terminología fiable y única para manipular todos los conceptos ligados a la preservación de datos digitales
– Listar de manera exhaustiva las preguntas a hacerse al momento de implementar un sistema de preservación
– Describir los componentes de un sistema de preservación a nivel interno y externo de la organización

Por otro lado, el OAIS:
– No describe formatos, esquemas, reglas o técnicas para preservar los documentos digitales
– No describe las aplicaciones informáticas y técnicas a implementar, ni software, ni hardware
– No da una metodología concreta de realización de un sistema de preservación (especificaciones, workbook u otro)

Los principios generales del modelo pueden ser descritos por un esquema simple: el modelo está concebido como una caja en la cual se manipulan paquetes. Esta caja tiene uno o varios roles o misiones e interactúa con los productores de datos por un lado y los administradores del sistema y la comunidad de usuarios por el otro.

Los paquetes

El modelo OAIS está basado en la idea de que la información constituye unos paquetes, y que estos paquetes varían según el caso: si estamos produciendo información, probando para conservarla o para comunicarla a un usuario. Existen tres tipos de paquetes:
– Los paquetes de entrega (SIP – Submission Information Package) preparados por los productores a destino del archivo
– Los paquetes de archivo (AIP – Archival Information Package) transformados por el archivo, a partir del SIP, en una forma más fácil de conservar en el tiempo
– Los paquetes de difusión (Dissemination Information Package) transformados por el archivo, a partir del AIP, en una forma más fácil de comunicar en particular en la red.

En cada paquete y en cada etapa se encuentran ficheros informáticos que corresponden al objeto o al documento que se quiere conservar e información sobre este documento, llamada metadatos. Sin entrar en detalle, la manera de constituir los paquetes, en particular el tipo de metadatos requeridos para un buen funcionamiento, está muy bien descrita en el modelo.

Las misiones de un archivo OAIS

El objetivo de la implementación de un archivo OAIS es crear una instancia (el archivo) que asumirá la responsabilidad de la preservación a largo plazo de los documentos que se le confíen, con el fin de comunicarlos a una comunidad definida de usuarios. Aquí dos ideas importantes:
– La preservación se hace con el fin de comunicar.
– El archivo define una comunidad de usuarios y se esfuerza para responder a sus necesidades.

Tomemos el ejemplo de una biblioteca. La comunidad no es la misma para una biblioteca universitaria que para una biblioteca pública, entonces los servicios tampoco serán los mismos.

La idea de responsabilidad es muy fuerte en el modelo, es decir que en cualquier momento el archivo debe poder comprobar que hizo correctamente su trabajo. Esta responsabilidad incluye las relaciones con los productores: se deben negociar acuerdos en cuanto a las entregas, en particular las cláusulas técnicas (el archivo y el productor definen juntos las características del SIP). Incluye también el hecho de obtener del productor todos los derechos necesarios para la manipulación de los documentos, en particular los derechos de propiedad intelectual.
El archivo garantiza también que proveerá a su comunidad de usuarios unos documentos comprensibles, disponibles y que hará todo lo posible para preservar los documentos en el tiempo: es una suerte de contrato entre el archivo y su comunidad de usuarios.

La organización

El modelo OAIS también define la organización del archivo, o sea cómo tiene que gestionar sus paquetes sin olvidar nada. Con este fin, se definen entidades organizacionales y de qué manera se articulan entre sí. Por ejemplo, la entidad «entradas» cuyo rol es recibir los paquetes SIP y transformarlos en paquetes AIP, está en relación con la entidad «almacenamiento» a la cual confía los AIP. Cumple también otros roles como enviar un acuse de recibo al productor para certificar que se encargó de su paquete, lo que transfiere la responsabilidad del paquete del productor al archivo. Sin detallar todo, las diferentes entidades son:
– las entradas
– el almacenamiento
– la gestión de los metadatos
– la administración que maneja todo
– la planificación de la preservación que se encarga de las acciones de supervisión del estado del arte, para decidir de las operaciones a implementar
– y el acceso.

Cada una de estas entidades tiene sus roles y funciones y debe comunicarse con las otras bajo la forma de flujo de datos. En realidad, todo eso es conceptual y una misma persona o servicio puede encargarse de varias entidades, pero todas las funciones e interacciones deben existir.

Migraciones, emulaciones

Luego, el modelo OAIS aborda dos métodos que pueden ser utilizados en concreto para preservar la información: la migración y la emulación.

La migración consiste en tomar un AIP y transformarlo en otra cosa. Según el tipo de problema encontrado, se puede hacer diferentes formas de migración. Por ejemplo, si el soporte se degrada, pero el documento grabado en él no tiene problema, simplemente se reemplaza el soporte (actualización), o se utiliza un soporte más reciente (duplicación). Es el tipo de migración que tiene menos impacto sobre el acceso al AIP. Sin embargo, si el problema vine del formato del documento o de los softwares asociados, se necesitarán migraciones más complejas que modifiquen la estructura misma del AIP y requieran gestionar las versiones de AIP.

En la emulación no se toca al AIP pero se trata de conservar o reproducir las condiciones de acceso al documento, de la manera más cercana a las condiciones de consultación de origen. Es el modo que se utiliza preferentemente para los documentos en formatos privativos y los documentos que tienen comportamientos muy específicos, como los juegos de vídeo por ejemplo.

¿Y luego?

Una vez que uno asimila todo eso, y tiene una visión general de las problemáticas de conservación de los datos digitales, le toca lanzarse: definir cuál será el almacenamiento, cuáles serán los formatos aceptados en los paquetes, los formatos de metadatos utilizados, las relaciones con los productores, los servicios de acceso y búsqueda, definir y adquirir o desarrollar los softwares que cumplan con todas estas funciones y supervisar, con mucho cuidado, el archivo una vez llenado para asegurarse que las migraciones y emulaciones están realizadas a tiempo. En efecto, en el ámbito digital toda conservación tiene que ser preventiva: una vez que detectamos que un documento ha sido alterado, generalmente ya no queda nada que hacer.

El modelo OAIS no da llaves sobre cómo implementar todo eso y es sin duda la principal dificultad: cómo pasar de la abstracción a la aplicación. Hasta que existan softwarse de tipo «MyOAIS» llave en mano, es probable que tengamos que recurrir a archivos centralizados o terciarizar a privados. Estos últimos, para demostrar que cumplen con el modelo OAIS, deberán sin duda obtener un nivel de certificación oficial e internacional.

PD: los documentos protegidos por DRM (Digital Rights Management) no podrán ser migrados ni emulados. Como la ley prohíbe crear softwares que saque, ignore o esquive estas protecciones técnicas, ninguna solución permitirá asegurar su conservación más allá de la duración de vida de su soporte o del entorno material y software que requieran. Si los productores no se esfuerzan en entregar al archivo OAIS una versión desbloqueada y documentada (en resumen, un SIP), estarán perdidos para siempre.